DRAFt: YouNav V1 – Understanding Costs and Margins

1. Objectif de cette documentation

Cette documentation explique comment les coûts et les marges sont calculés dans YouNav V1, ainsi que la manière d’interpréter les nouvelles informations de marge disponibles sur les Quote/SO.

Certaines règles décrites dans cette documentation sont applicables de manière générale aux Quote/SO et aux opérations de stock, tandis que d’autres sont spécifiques au fonctionnement du Shipyard.

L’objectif est de permettre aux utilisateurs de :

comprendre d’où proviennent les coûts utilisés dans YouNav ;
comprendre l’importance des Purchase Orders dans le calcul des coûts ;
comprendre les différentes méthodes de valorisation ;
comprendre la méthode choisie pour Flevo Marina ;
comprendre comment YouNav calcule la marge ;
comprendre les règles spécifiques aux services et à la sous-traitance dans le Shipyard ;
savoir si la marge affichée est Estimate, Partial ou Actual ;
identifier les problèmes de données pouvant empêcher un calcul correct de la marge.

2. Purchase Orders : la base du calcul des coûts

Avant de parler de marge, il est essentiel de comprendre d’où proviennent les coûts utilisés par YouNav.

Les Purchase Orders (PO) jouent un rôle central dans ce processus.

Tous les Purchase Orders doivent être enregistrés dans YouNav.

Lorsqu’un produit est acheté auprès d’un fournisseur, le Purchase Order doit être créé dans YouNav avec le prix d’achat correct.

Pour les produits stockables, c’est à partir des coûts enregistrés lors des achats et des réceptions que YouNav pourra appliquer la méthode de valorisation choisie, notamment FIFO pour Flevo Marina.

Le processus pour un produit stockable est donc le suivant :

Purchase Order → Prix d’achat / coût → Réception en stock → Application de FIFO → Livraison au client → Coût réel → Marge

Si les Purchase Orders ne sont pas enregistrés dans YouNav, ou si les prix d’achat renseignés sont incorrects, les coûts utilisés pour le calcul de la marge ne pourront pas être fiables.

Cost sur la fiche produit

Sur la fiche d’un produit stockable, le champ Cost est calculé selon la méthode de valorisation utilisée.

Dans le cas de Flevo Marina, cette méthode est FIFO.

Le coût évolue en fonction des mouvements de stock et de la méthode FIFO, comme expliqué plus loin dans cette documentation.

Cost dans la Vendor List

Il est important de distinguer le Cost de la fiche produit du coût renseigné dans la Vendor List.

Dans la Vendor List, le champ Cost est renseigné manuellement.

Il correspond au prix d’achat renseigné pour le fournisseur.

Ces informations doivent donc être correctement maintenues afin que les prix d’achat utilisés dans les Purchase Orders soient corrects.

Point essentiel : tous les Purchase Orders doivent être enregistrés dans YouNav avec les bons coûts.

ZEGER : Point à clarifier – Mise à jour des prix d’achat

Lors de l’import des produits dans YouNav, les prix d’achat ont également été importés pour la majorité des produits.

Cependant, certains de ces prix ont pu évoluer depuis l’import et ne sont donc potentiellement plus à jour.

Ce point est particulièrement important puisque les prix d’achat renseignés dans YouNav sont utilisés lors de la création des Purchase Orders et ont ensuite un impact sur le calcul des coûts et des marges.

Il est donc nécessaire de clarifier le processus actuellement suivi par les personnes responsables de la création des Purchase Orders et du contrôle des prix d’achat.

Questions en suspens

Lors de la création d’un Purchase Order, comment vérifiez-vous que le prix d’achat renseigné dans YouNav est toujours correct et à jour ?

Le prix d’achat déjà présent dans YouNav est-il conservé sans vérification ?
Le fournisseur est-il contacté afin de confirmer le prix actuel ?
Le prix est-il vérifié dans le dernier catalogue du fournisseur ?
Le prix est-il vérifié sur le site internet du fournisseur ?
Existe-t-il une autre méthode de contrôle ?
Lorsque le prix a changé, le nouveau prix est-il également mis à jour dans la Vendor List afin qu’il puisse être réutilisé lors des prochains Purchase Orders ?

Point important à valider : nous devons définir comment nous nous assurons que le prix d’achat utilisé lors de la création d’un Purchase Order est correct et à jour. Sans cette vérification, le coût enregistré dans YouNav peut être incorrect et, par conséquent, la marge calculée peut également être incorrecte.

3. Les trois méthodes de valorisation des produits stockables

Les trois méthodes de valorisation décrites ci-dessous s’appliquent uniquement aux produits stockables.

Elles ne s’appliquent pas :

aux produits de type Service ;
aux produits de type Consumable.

Il est donc important de distinguer la catégorie du produit avant d’analyser son coût et sa marge.

Le produit Contracted Work, actuellement utilisé pour la sous-traitance, est par exemple configuré comme un produit de type Consumable. Il n’est donc pas valorisé selon Standard Price, AVCO ou FIFO.

YouNav propose trois principales méthodes de valorisation pour les produits stockables :

Standard Price ;
Average Cost (AVCO) ;
FIFO.

3.1 Standard Price – Coût standard

Avec la méthode Standard Price, un coût fixe est défini sur la fiche du produit.

Ce coût reste identique jusqu’à ce qu’il soit modifié.

Exemple

Coût du produit : 100 €

Prix de vente : 140 €

Marge :

140 € - 100 € = 40 €

Cette méthode est simple et prévisible.

En revanche, le coût ne reflète pas automatiquement les variations des prix d’achat réels.

3.2 Average Cost (AVCO) – Coût moyen

Avec la méthode Average Cost, YouNav recalcule le coût moyen du produit lorsque de nouvelles quantités sont réceptionnées en stock.

Exemple

10 unités achetées à 100 € = 1 000 €

10 nouvelles unités achetées à 120 € = 1 200 €

Valeur totale du stock :

2 200 €

Quantité totale :

20 unités

Le nouveau coût moyen est donc :

2 200 € / 20 = 110 € par unité

L’un des avantages de cette méthode est que nous disposons en permanence d’un coût moyen actualisé.

Ce coût peut donc être utilisé dès la création du devis pour obtenir une estimation relativement représentative de la marge.

3.3 FIFO – First In, First Out

FIFO signifie First In, First Out, c’est-à-dire :

Premier entré, premier sorti.

Avec cette méthode, YouNav considère que les produits les plus anciens entrés en stock sont les premiers à être utilisés lorsqu’un produit est livré.

Exemple

10 unités sont réceptionnées à 100 €.

Plus tard, 10 nouvelles unités sont réceptionnées à 120 €.

Si nous livrons 5 unités, FIFO va d’abord utiliser les unités provenant du premier stock à 100 €.

Le coût de cette livraison sera donc :

5 × 100 € = 500 €

Lorsque cette première couche de stock sera entièrement consommée, YouNav commencera à utiliser la suivante, à 120 €.

4. Méthode choisie pour Flevo Marina : FIFO

Flevo a choisi la méthode FIFO pour les produits stockables de Flevo Marina.

Ce choix a une conséquence très importante sur le calcul des marges :

Avec FIFO, le coût définitif d’un produit vendu aujourd’hui n’est pas nécessairement connu aujourd’hui. Il sera déterminé au moment où le produit sera réellement livré.

Pourquoi ?

Un produit peut être ajouté à un Quote/SO aujourd’hui, mais n’être livré que plusieurs semaines ou plusieurs mois plus tard.

Entre la date de la commande et la date de livraison :

d’autres produits du même stock peuvent être livrés à d’autres clients ;
de nouvelles marchandises peuvent être réceptionnées ;
ces nouvelles marchandises peuvent avoir un coût d’achat différent.

Comme FIFO utilise toujours les produits entrés en stock en premier, les couches de stock disponibles vont évoluer entre la date de la commande et la date de livraison.

Exemple

Aujourd’hui, nous avons en stock :

5 unités achetées à 100 € ;
puis 10 unités achetées à 120 €.

Un client commande aujourd’hui 2 unités qui seront livrées dans 3 mois.

Aujourd’hui, nous pourrions penser que le coût FIFO de ces 2 unités sera :

2 × 100 € = 200 €

Mais les produits ne sont pas encore livrés.

Pendant les trois mois suivants, les 5 premières unités à 100 € peuvent être livrées à d’autres clients.

Lorsque notre client sera finalement livré, les unités à 100 € auront peut-être déjà été entièrement consommées.

YouNav utilisera alors la couche FIFO suivante, à 120 €.

Le coût réel sera alors :

2 × 120 € = 240 €

Conséquence sur la marge

Avec FIFO, nous ne pouvons pas connaître avec certitude le coût d’un produit tant qu’il n’a pas été livré.

Avant la livraison, YouNav peut afficher une marge estimée, mais celle-ci peut encore évoluer.

Au moment de la livraison, YouNav connaît la couche FIFO réellement consommée et peut donc déterminer le coût réel du produit.

À retenir : avec FIFO, le Quote/SO ne réserve pas un coût. C’est la livraison effective du produit qui détermine la couche FIFO utilisée et donc son coût réel.

C’est une différence importante avec la méthode Average Cost (AVCO).

Avec AVCO, nous disposons à tout moment d’un coût moyen actualisé du produit. Il est donc plus simple d’obtenir, dès le devis, une estimation de marge représentative.

5. Listes de prix et automatisation des prix de vente

La configuration de la valorisation et l’utilisation de listes de prix basées sur le coût peuvent s’appliquer aux Quote/SO de manière générale.

Il est possible de créer dans YouNav des listes de prix basées sur le coût du produit et sur le pourcentage de marge souhaité.

YouNav peut alors calculer automatiquement le prix de vente à partir du coût et de la règle de prix configurée.

Cela permet notamment :

d’appliquer une politique de marge cohérente ;
de limiter les erreurs humaines ;
d’éviter de vendre involontairement un produit avec une marge trop faible ou négative.

Situation actuelle chez Flevo Marina

Ces listes de prix n’ont pas été créées.

Les prix de vente restent donc actuellement manuels.

Cette situation présente un risque d’erreur et ne permet pas de garantir automatiquement le niveau de marge attendu.

C’est également pour cette raison qu’il est particulièrement important de pouvoir contrôler les marges directement dans YouNav.

6. Nouveau module de marge dans YouNav V1

Nous avons implémenté en PREPROD V1 un nouveau module permettant de mieux visualiser les marges directement depuis les Quote/SO.

De nouvelles colonnes sont désormais disponibles :

Margin : montant de la marge ;
Margin % : pourcentage de marge ;
Basis : statut du calcul de la marge ;
Cost Issue : problème identifié pouvant empêcher ou affecter le calcul du coût et de la marge.

L’objectif est de permettre aux utilisateurs de voir rapidement la marge d’un Quote/SO, mais également de comprendre à quel stade du calcul nous nous trouvons.

Limitation de V1 et évolution prévue en V2

Aujourd’hui, ces informations sont disponibles au niveau du Quote/SO et de ses lignes.

Le besoin métier est également de pouvoir connaître la marge au niveau du projet et des tâches Shipyard.

Dans YouNav V2, cette analyse sera plus simple car chaque tâche Shipyard sera liée à exactement une ligne d’un Quote/SO.

Cette relation directe entre la tâche Shipyard et la ligne du Quote/SO facilitera l’analyse de la marge par tâche et par projet.

7. Comprendre le Margin Status

Le Margin Status indique l’état de la marge en fonction de la livraison du produit.

Estimation

Le produit n’a pas encore été livré.

La marge affichée est donc une estimation.

Pour un produit stockable utilisant FIFO, le coût réel n’est pas encore connu puisque le produit n’a pas encore été livré.

Partielle

Le Margin Status est PARTIAL lorsque :

la quantité livrée est inférieure à la quantité prévue ;
et un Backorder a été créé pour la quantité restant à livrer.

La livraison n’est donc pas encore terminée.

Réelle

Le Margin Status est ACTUAL lorsque la livraison est terminée et qu’il n’y a pas de Backorder.

Le coût correspondant à la livraison est alors pris en compte pour le calcul de la marge.

À retenir :

ESTIMATE = produit non livré

PARTIAL = quantité livrée inférieure à la quantité prévue + Backorder

ACTUAL = livraison terminée, sans Backorder

8. La colonne Cost Issue

La colonne Cost Issue permet de comprendre rapidement pourquoi YouNav ne peut pas calculer correctement une marge.

Lorsqu’une marge paraît incorrecte, est absente ou ne peut pas être calculée, Cost Issue doit être l’une des premières informations à vérifier.

Le calcul peut notamment être impossible ou incorrect si une information indispensable au calcul du coût est manquante.

À retenir : la marge calculée par YouNav ne peut être correcte que si les informations de coût enregistrées dans le système sont elles-mêmes correctes.

9. Calcul de la marge pour les services – Shipyard uniquement

Cette section concerne uniquement les services utilisés dans le cadre du Shipyard.

Un produit de type Service vendu sur un Quote/SO en dehors du Shipyard n’utilise pas cette logique de calcul, car celle-ci repose sur les Timesheets enregistrés dans les tâches Shipyard.

Pour un produit de type Service dont l’unité de mesure (UoM) est basée sur les heures, YouNav utilise le Timesheet Cost de l’employé pour déterminer le coût réel du travail effectué.

Le principe est :

Chiffre d’affaires = Nombre d’heures vendues × Prix de vente horaire

Coût de main-d’œuvre = Nombre d’heures réellement travaillées × Timesheet Cost des employés

Marge = Chiffre d’affaires - Coût de main-d’œuvre

Marge % = Marge / Chiffre d’affaires × 100

Exemple

Un service est vendu 86,50 € par heure.

Deux employés travaillent chacun 2 heures sur la tâche.

Le Timesheet Cost de chaque employé est de 30 € par heure.

Coût réel du travail

2 employés × 2 heures × 30 € = 120 €

Chiffre d’affaires

Si 2 heures de service sont facturées au client :

2 heures × 86,50 € = 173 €

Marge

173 € - 120 € = 53 €

Pourcentage de marge

53 € / 173 € × 100 = 30,64 %

La marge sur ce service est donc de :

53 €, soit 30,64 %.

Attention à l’unité de mesure

Pour pouvoir calculer correctement la marge à partir des heures réellement travaillées, le produit de service doit utiliser une unité de mesure basée sur les heures.

Certains produits de service utilisent actuellement l’UoM Unit.

Dans ce cas, YouNav ne peut pas calculer correctement la marge basée sur le temps de travail, puisque le coût dépend du Timesheet Cost des employés et du nombre d’heures enregistrées dans les Timesheets.

À vérifier : lorsqu’un service doit être valorisé sur la base du temps de travail, son unité de mesure doit être basée sur les heures.

Il est également indispensable que le Timesheet Cost de chaque employé soit correctement renseigné.

10. Calcul de la marge sur les produits stockables

Cette logique est générale et n’est pas spécifique au Shipyard.

Pour les produits stockables, le calcul de la marge dépend du coût réel du produit.

Chez Flevo Marina, la méthode utilisée est FIFO.

Le principe est :

Marge = Prix de vente - Coût FIFO du produit

Marge % = Marge / Prix de vente × 100

Comme expliqué précédemment, le coût FIFO définitif n’est connu que lorsque le produit est réellement livré.

Avant la livraison, la marge est donc une estimation.

Une fois le produit livré, YouNav peut déterminer quelle couche FIFO a réellement été utilisée et donc connaître le coût réel du produit.

Exemple

Un produit est vendu au client 150 €.

Au moment de sa livraison, la couche FIFO utilisée correspond à un coût de 100 €.

La marge est donc :

150 € - 100 € = 50 €

Le pourcentage de marge est :

50 € / 150 € × 100 = 33,33 %

Important : pour que ce calcul soit correct, les achats doivent être enregistrés dans YouNav via les Purchase Orders, avec les bons coûts, et les produits doivent être correctement réceptionnés et livrés.

11. Produits de sous-traitance – Shipyard uniquement

Cette section concerne uniquement le workflow de sous-traitance du Shipyard.

Le principe est de pouvoir enregistrer le coût réel d’une prestation réalisée par un sous-traitant, puis de s’assurer que ce coût est correctement pris en compte sur le Quote/SO.

L’objectif est notamment de rendre le coût de la sous-traitance visible sur le devis afin de ne pas oublier de refacturer la prestation au client.

Fonctionnement actuel

Le produit utilisé pour la sous-traitance est actuellement configuré comme un produit de type Consumable.

Pour chaque Vendor concerné, le produit 3.005 a été ajouté afin de pouvoir être sélectionné dans un Purchase Order.

Le workflow actuel est :

Purchase Order → Vendor → Produit de sous-traitance → Project + Task → Cost + Sales Price → Livraison dans le Shipyard

Dans le Purchase Order :

le Cost réel de la sous-traitance est renseigné ;
le Sales Price peut également être renseigné ;
le Project et la Task sont sélectionnés afin d’identifier le travail concerné.

Le Sales Price est reporté sur le Quote/SO.

En revanche, actuellement, le Cost renseigné dans le Purchase Order n’est pas reporté sur le Quote/SO.

Cela signifie que le coût réel de la sous-traitance n’est pas directement disponible sur la ligne correspondante du Quote/SO.

Évolution prévue

Pour permettre un suivi correct de la sous-traitance et de sa marge, le Cost renseigné dans le Purchase Order doit pouvoir être associé à la ligne correspondante du Quote/SO.

Le principe serait :

Purchase Order Cost → Quote/SO Line Cost

Le calcul de la marge pourrait alors utiliser le coût réel de la sous-traitance :

Marge = Sales Price - Cost de sous-traitance

Marge % = Marge / Sales Price × 100

Identifier les produits de sous-traitance

Cette logique ne doit pas être appliquée à tous les produits.

Il est donc nécessaire de pouvoir identifier explicitement les produits utilisés pour la sous-traitance.

Le produit 3.005 est actuellement un Consumable, mais tous les produits de type Consumable ne sont pas nécessairement des produits de sous-traitance.

En pratique, de nombreux produits actuellement configurés comme Consumable correspondent également à des prestations ou à des services.

La catégorie Consumable ne peut donc pas, à elle seule, être utilisée pour identifier une prestation de sous-traitance.

Une solution envisagée est d’ajouter une identification spécifique sur le produit, par exemple :

Subcontracting Product

La logique spécifique à la sous-traitance pourrait alors être appliquée uniquement aux produits identifiés comme tels.

ZEGER Point à clarifier sur le type de produit

Il reste à clarifier pourquoi le produit de sous-traitance est actuellement configuré comme un Consumable plutôt que comme un Service.

Les points à confirmer sont notamment :

pourquoi le produit de sous-traitance doit être un Consumable ;
s’il existe une contrainte fonctionnelle nécessitant ce type de produit ;
si cette configuration est liée au rattachement à un département ou au workflow Shipyard ;
comment le produit principal et le coût réel de la sous-traitance doivent être utilisés ensemble.

Il faut également confirmer le fonctionnement suivant :

le produit principal aurait un Cost de 0, puis le coût réel de la sous-traitance serait ajouté via le produit de sous-traitance utilisé dans le Purchase Order.

Ce fonctionnement doit être confirmé avant d’être considéré comme la règle définitive.

Workflow à valider

Le workflow V1 proposé pour les produits de sous-traitance est donc :

Purchase Order → Vendor → Produit identifié comme Subcontracting Product → Project + Task → Cost + Sales Price → Quote/SO → Livraison dans le Shipyard

Avant le développement, ce workflow doit être validé fonctionnellement avec Zeger.

Une fois le workflow validé, l’approche de développement pourra être confirmée avec Alex.

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